Einen neuen Job anzufangen – das kann sehr herausfordernd sein, nicht nur für deine neuen Mitarbeitenden, sondern auch für dein Unternehmen und dich. Mit einem gut durchdachten Onboarding-Prozess hilfst du bzw. helft ihr dabei, möglichen Unsicherheiten bei euren neuen Mitarbeiter:innen vorzubeugen, Klarheit über Rollen und Aufgaben zu schaffen und sie so gut wie möglich in ihr neues Umfeld zu integrieren.
Du fragst dich, wie ein gutes Onboarding aussehen sollte? Damit du nicht mit Informationen, Prozessen und Strategien aus deiner Google-Suche überflutet wirst, wollen wir dir heute unseren (wissenschaftlich fundierten) Input dazu mitgeben. Hier kommen also ein paar hilfreiche Tipps, wie du deine Neuankömmlinge “sicher an Bord” bringen und ihre Employee Journey schon von Beginn an zu einem Wow-Erlebnis machen kannst.
Eine guten Überblick bietet zunächst das Inform-Welcome-Guide-Framework (IWG) von Klein und Heuser (2008). Das IWG ist ein Rahmenmodell und gibt eine Orientierung über wichtige Aspekte, die Ziel des Onboarding-Prozesses sein sollten. Gleichzeitig lässt es sehr viel Freiraum bei der Auswahl von konkreten Praktiken, die eingesetzt werden können, um diese Ziele zu erreichen. Dabei ist es nicht auf bestimmte Arbeitsbereiche begrenzt, sondern lässt sich breitflächig sowohl vor Ort als auch remote anwenden und ermöglicht eine individuell angepasste Gestaltung des Onboardings. Von uns daher eine klare Empfehlung für alle, die sich eine strukturierte Vorgehensweise wünschen.
Wie im Namen des Frameworks schon enthalten, sollten nach Klein und Heuser drei Aspekte das Ziel eines jeden Onboardings sein, die jeweils mit unterschiedlichen Inhalten gefüllt werden können. Wir haben dir dazu ein paar Punkte aufgelistet, die wir bei hppyppl im Onboarding-Prozess integriert haben und die sowohl von unseren Mitarbeiter:innen als auch Onboardees geschätzt werden.
Informieren ℹ️ – Stelle sicher, dass eure neuen Mitarbeitenden mit allen wichtigen Informationen versorgt sind, die sie für den ersten Einstieg benötigen, wie z. B.:
- Company-Playbook mit einer Zusammenfassung der Arbeitsweise und Kultur des Unternehmens und allgemeinen Regelungen
- Infos über genutzte Tools, Software sowie Zugangs- und Logindaten
- Rundgang am neuen Arbeitsplatz (auch virtuell)
- erste Aufgaben zur Unterstützung beim Einstieg (Tools kennenlernen, Konten anlegen, mit Projekten vertraut machen, usw.)
- Kalender mit einem Überblick wichtiger Termine (Was sind eure Dailys, Weeklys, usw.
Willkommen heißen 🥳 – Feiert die Ankunft eurer neuen Mitarbeitenden
- Verschicke schon vor dem ersten Tag ein Willkommenspaket mit einem persönlichen Gruß (bei uns gibt es z. B. einen Hoodie oder Sweater mit hppyppl-Logo, ein bisschen Brain Food und ein paar liebe Worte – hier sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt 🙂)
- Plane ein Treffen, an dem dein Neuankömmling die Möglichkeit hat, alle Kolleg:innen kennenzulernen und einen ersten Eindruck vom neuen Team zu bekommen
Begleiten 🤝- Biete Unterstützung während der ersten Einarbeitungszeit an
- Nutze dafür das Buddy-Prinzip und stelle deinen Neuankömmlingen persönliche Ansprechpartner:innen zur Seite
- Plane regelmäßige Feedback-Gespräche ein: Wir empfehlen wöchentliche Meetings mit dem Buddy, mindestens monatliche 1o1’s mit Vorgesetzten sowie ein Probezeitendgespräch
- Bespreche Entwicklungsmöglichkeiten und Ziele – und zwar regelmäßig. Nutzt dazu gerne eure regelmäßigen 1o1’s!
Übrigens haben Klein et al. (2015) in ihrer Untersuchung zum IWG-Modell herausgefunden, dass die Einbindung von mehreren verschiedenen Praktiken dazu führt, dass sich neue Mitarbeitende schneller sozial integriert fühlen. Eine größere Auswahl an Onboarding-Angeboten kann dementsprechend hilfreich sein. Gleichzeitig sollte aber natürlich auch eine Überforderung der Neuankömmlinge vermieden werden. Wichtig ist hierbei also, eine gute Balance zu finden und auch darauf zu achten, was eure Onboardees individuell brauchen. Wöchentliche Buddy-Calls eignen sich hervorragend, um bei euren Onboardees nachzuhaken, was gerade der Status quo ist.
In der o. g. Untersuchung zeigte sich auch, dass verpflichtende Angebote, im Gegensatz zu optionalen Angeboten, gerade in der Anfangszeit als hilfreicher empfunden wurden. Außerdem wurde die Kategorie “Guide”, und dabei das Buddy-Konzept, von neuen Mitarbeitenden als besonders hilfreich eingestuft. In Bezug auf das Onboarding im Allgemeinen sprechen Klein et al. die Empfehlung aus, den eigenen Onboarding-Prozess regelmäßig zu evaluieren und gegebenenfalls anzupassen. Dem können wir uns nur anschließen und hoffen, dir mit diesem Post ein paar hilfreiche Tipps mit auf den Weg geben zu können, wie du, bzw. ihr als Unternehmen, neuen Mitarbeitenden einen positiven Einstieg ermöglichen kannst.
