So läuft ein Remote Onboarding bei hppyppl ab – featuring awork

Wir arbeiten bei hppyppl remote only. Für unsere Tätigkeiten ist es ganz egal, von wo aus wir arbeiten, und das finden wir auch toll. Damit die Zusammenarbeit im Team gut klappt, erfordert es vor allem zwei Dinge: 1. sehr gute Kommunikation und 2. ein gutes Orgatool.

Wir haben ja schon berichtet, dass wir für die Arbeitsorganisation im Team auf awork setzen. Das tolle daran ist, dass man das Tool auch als Prozesstool nutzen kann. So haben wir es für uns zum Beispiel angepasst, um das Onboarding möglichst smooth und vor allem professionell aufzusetzen. 

Onboarding bedeutet dabei für uns mehr, als morgens die neuen Mitarbeitenden zu begrüßen. Ein gutes Onboarding sollte strukturiert und geplant sein.  Uns ist es wichtig, dass sich neue Mitarbeitende unterstützt und gut vorbereitet fühlen, wenn sie bei uns anfangen. Genau für diese besondere erste Zeit in einem Unternehmen stellen wir jedem Neuankömling einen Buddy an die Seite. Der oder Die Buddy hat die besondere Aufgabe den Newbie im Team willkommen zu heißen, dafür zu sorgen, dass alle Fragen beantwortet werden und der Start möglichst Reibungslos läuft. 

Prakti Onboarding mit Hilfe von awork

Neben dem persönlichen Buddy setzen wir auf awork, wenn es um die Onboardingaufgaben geht, die jeder Mitarbeitende vorab und während der ersten Zeit an Board zu erledigen hat. 

Der Onboardingprozess beginnt dabei schon vor dem ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden an. So haben bestimmte Teammitglieder Tasks, wie z.B. Technik ordern, Systeme freischalten, Email Adressen anlegen oder auch Welcome Packages oder Arbeitsverträge vorab zu verschicken, die es gilt schon VOR arbeitsbeginn zu erledigen. 

Dafür haben wir in awork ein sogenanntes Aufgabenpaket kreiert, welches wir dediziert für das Onboarding von neuen Mitarbeitenden nutzen. In einem Aufgabenpaket können mehrere Aufgaben gebündelt und in Listen organisiert einem bestimmten Projekt oder Thema zugeordnet werden.

Die Funktion der Listen und Aufgabenpakete lieben wir so sehr, weil wir damit unsere Prozesse nicht nur standardisieren, sondern auch automatisieren können. Dadurch hat man alles Wichtige praktisch und auf einen Blick verfügbar. Durch die Strukturierung wird die zeitliche Planung erheblich vereinfacht und jeder Teamzuwachs bekommt dadurch die gleiche Zuwendung und Hilfe. Außerdem geht nichts mehr unter im Onboardingprozess!

“awork hat mir meinen Onboarding-Prozess um einiges erleichtert. Nicht nur, dass ich zu jeder Zeit das Gefühl hatte, dass meine Kolleg:innen super auf mich vorbereitet waren und das gesamte Onboarding strukturiert und organisiert abgelaufen ist, auch für meine ersten Tage bei hppyppl war awork absolut goldwert (und ist es immer noch), denn bei all den vielen neuen Namen und Begriffen ist es schnell einmal passiert, dass man etwas vergisst oder sich nicht direkt merken kann.

Alisias Eindruck zu ihrem Prakti-Onboarding mit awork

Der Onboarding Prozess

Bei hppyppl beginnt der Onboardingprozess schon einen Monat vor Arbeitsbeginn. Im Fall einer:s neuen Praktikant:in bekommt der- oder diejenige einen Praktikumsvertrag, einen Personalfragebogen und ein Non-Disclosure Agreement (NDA) zugeschickt. In diesem Schritt wird die Zusage und die Verpflichtung beider Parteien schriftlich festgehalten und offiziell gemacht. Sowohl wir als auch der/ die neue hppyppl bekommen noch alle restlichen, wichtigen Informationen, damit es schon bald richtig losgehen kann! Das ist der (einzige) bürokratische Teil des Onboardings. 😉

Der nächste Onboardingschritt ist eine Woche vor Arbeitsbeginn zu nehmen. Zu diesem Zeitpunkt beginnt die interne Vorbereitung auf den hppyppl-Zuwachs. Es wird ein:e Buddy festgelegt, die als persönliche:r Ansprechpartner:in jederzeit zur Verfügung steht und die Einweisung in alle Tools, Projekte und Arbeitsweisen übernimmt. Dadurch ist klar, dass der/die neue:r Praktikant:in mit Fragen immer zu dieser Person kommen kann. Außerdem werden die Zugänge und Accounts für die verschiedenen Tools und Plattformen freigeschaltet, damit der/die Praktikant:in sich gleich orientieren und anfangen kann. Zu guter Letzt bekommt der/die neue:r hppyppl dann noch eine „Willkommens-E-mail“, in der alles Wichtige für den ersten Arbeitstag erklärt und der Zugang zum ersten hppyppl-Call gegeben wird. 

Endlich ist der lang ersehnte erste Arbeitstag gekommen. Das ist bei hppyppl immer ein Tag der großen Freude. Der/die neue Praktikant:in wird im täglichen hppyppl-Stand Up-Call begrüßt und darf mitbekommen, wie das Ganze üblich läuft. Außerdem wird der Zuwachs in der informellen hppyppl-Whatsappgruppe begrüßt und willkommen geheißen. Nach dem Call treffen sich Praktikant:in und Buddy zu einem gemeinsamen Gespräch, um eventuelle Fragen zu klären und zu besprechen, was für den Tag noch ansteht. Oft geben wir der/dem neuen hppyppl erst einmal Zeit, die verschiedenen Tools und Projekte kennenzulernen, sich generell zu orientieren und in alles Mögliche mal “hineinzuschnuppern”. Da es bei hppyppl immer viel zu tun gibt, bekommt jede:r gleich ein paar To Dos auf awork gestellt. Dadurch wird man gleich in die Arbeit mit eingebunden und bekommt schnell von allen Vorgängen etwas mit. Von eine Woche lang nur kopieren und abheften hat bei hppyppl noch nie jemand etwas gehört!

Was bei einem Onboarding bei hppyppl auch niemals fehlen darf, ist das Willkommenspaket. Dieses beinhaltet meist eine Grußkarte und etwas von unserer hppyppl-Merch. Hiermit wird jede:r ganzheitlich bei hppyppl willkommen geheißen. 

Die erste Arbeitswoche ist immer sehr spannend und aufregend. Deswegen gibt es bei hppyppl sowohl zur Mitte und zum Ende der Woche einen Buddy-Call. Der/die Praktikant:in kann dadurch alle im Verlauf der Woche entstandenen Fragen stellen und eventuelle Probleme klären. Außerdem freuen wir uns immer über Feedback zur ersten Arbeitswoche: hat alles soweit geklappt? Wurdest du gut betreut? Was könnten wir das nächste Mal besser machen? Der nächste Schritt im Onboarding-Prozess besteht dann daraus, dass der/die neue hppyppl einen Vorstellungstext über sich selbst verfasst und ein Bild von sich in der hppyppl-Merch macht. Damit wird der Teamzuwachs auf der hppyppl-Website dann ganz offiziell gemacht. Juhu! 

Interview mit Praktikantin Alisia zu ihrem Remote Onboarding

Und so spielt sich das Onboarding bei hppyppl ab. Da wir fast komplett remote sind, wäre eine gelungene Eingewöhnung nicht ohne tolle Tools wie “awork” möglich. awork macht den Prozess mit Aufgabenpaketen wie immer super praktisch, übersichtlich und effizient. Dabei kann man diese Art der Organisation auch für viele andere Prozesse benutzen.

Deiner Organisation fehlt es an geregelten Prozessen wie dem Onboarding oder Offboarding? Du denkst, Eure Zusammenarbeit und die Integration neuer Mitarbeiter könnte besser laufen? Dann kontaktiere uns jetzt ganz unverbindlich und wir suchen gemeinsam mit Dir nach einer Lösung!

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