Hybride Zusammenarbeit erfolgreich gestalten – Was sollte ein hybrides Arbeitsmodell enthalten?

Was haben wir da für eine Entwicklung hinter uns: Hätte man im Januar 2020 gefragt, bis wann es möglich wäre, dass der Großteil der Menschen mit Bürojobs flexibel und von zu Hause aus arbeiten können wird, dann hätte die Antwort je nach Branche wohl zwischen “2025” und “niemals” gelautet.

Wir alle fanden uns im März 2020 von jetzt auf gleich ins remote Arbeiten hinein katapultiert. Ohne Vorbereitung, ohne Plan, ohne Begleitung, ohne geeignetes Büroequipment. Lasst uns mal kurz innehalten und anerkennen, was wir da geleistet haben – mental und organisatorisch. Das war immens für die Psyche.

Arbeiten von Zuhause aus kann uns produktiver machen

Nach einigen Wochen schon hatte ich den Eindruck, dass es sich irgendwie “einruckelte” – die Produktivität ging im Vergleich zum Vorjahr massiv nach oben, wie diese Studie aus den USA zeigt: https://www.compt.io/hr-articles/is-remote-working-more-productive-statistics-and-real-experiences

Gerade bei Tätigkeiten, die Fokus und Konzentration erfordern, kommt dieser Effekt zum Tragen.

Homeoffice – verschiedene Bedürfnisse respektieren

Doch Produktivität ist nicht alles – wir sind auch soziale Wesen. Und hier zeigte sich, dass nicht alle gleich gut mit Remote Work zurecht kamen, worauf auch dieser Artikel hier Bezug nimmt: https://www.red-thread.com/blog/workplace-personas/

Es gab in unserer Wahrnehmung grob 3 Lager oder Personas:

• Die Leute, die es richtig genossen von zu Hause zu arbeiten und die dadurch aufblühten, die nicht fürs Pendeln genutzte Zeit sinnvoll in sich und den Haushalt steckten, mehr Sport machten, etc.
• Die Leute, die beim Arbeiten von Zuhause aus in Arbeit schier ertranken weil es ihnen schwer fiel, Grenzen zu ziehen und immer mehr der vermeintlich frei gewordenen Zeit sich in noch mehr Arbeit verwandelte. Plötzlich keine oder kaum noch Mittagspause, morgens ab 7:30 das erste Meeting, solche Sachen.
• Eltern, die im Prinzip gern von daheim arbeiten, aber durch das zusätzliche Homeschooling an den Rand der Belastungsgrenze kamen.
  

Die meisten von uns verbrachten die Zeit von März 2020 bis Juni 2021 mehr oder weniger im Homeoffice. Nun, da die Homeoffice Pflicht am 1.7. aufgehoben wurde, arbeiten die meisten in einem hybriden Modell.

In unserer Umfrage gaben die meisten an, dass es bei ihnen ein Hybridkonzept gibt. Aber was gehört da eigentlich dazu?

Was gehört zu einem erfolgreichen Hybridkonzept?

Unsere Beobachtung ist: Oft wird durch den Arbeitgeber im Konzept nur geregelt, wie viele Präsenztage pro Woche verpflichtend sind, wie oft Mitarbeitende von daheim arbeiten dürfen und vielleicht noch, welche Teams wann im Office sind. Was oft vergessen wird, ist, sich nicht nur über Wochentage und “Schichten” Gedanken zu machen, sondern auch den Inhalt der Arbeit in das Konzept mit einzubeziehen.

Hybrides Arbeiten braucht mehr Koordination und Planung: Zufällige, kollegiale Treffen im hybriden Arbeiten sind relativ unwahrscheinlich, wenn alle Beteiligten nur für einige Tage pro Woche im Büro sind. Und gerade diesen Aspekt haben viele nicht auf dem Schirm. Wenn ich also zum Beispiel crossfunktionalen Austausch fördern möchte zwischen Team A und Team B, wird das echt schwierig wenn von Team A und Team B jeweils alle immer nur 3 Tage pro Woche vor Ort sind (nur 16% Wahrscheinlichkeit, dass man sich zufällig begegnet).

Um eine bessere Organisation der Arbeit innerhalb eines Teams zu ermöglichen, sich also darin zu einigen, welche Arten von Arbeit wir in welcher Form von  “live und in person” über remote bis hin zu asynchron machen – dabei hilft der Hybrid Team Canvas. 

Wir empfehlen dieses Tool gern, weil es Teams die Möglichkeit gibt, selbst Verantwortung für die Gestaltung der hybriden Zusammenarbeit zu übernehmen und gewisse Situationen und Herausforderungen gedanklich durchzuspielen.

An die zwischenmenschlichen Faktoren beim hybriden Arbeiten denken

Ausser Koordination braucht hybride Zusammenarbeit auch Empathie, Rücksichtnahme und Vertrauen – und die wiederum entstehen am besten im Dialog miteinander. Ein Team Canvas ist ein guter Begleiter, wenn es darum geht, die Bedürfnisse verschiedener Mitarbeitenden, die Regeln der Zusammenarbeit und die gemeinsame Kultur zu besprechen.

Hybrid Team Canvas – wie einsetzen? 

Der Canvas eignet sich ideal, um sich gemeinsam in einem Workshop von 2-4 Stunden strukturiert Gedanken zu machen und Vereinbarungen festzuhalten. Je nach Größe des Teams kann es sinnvoll sein, bestimmte Ergebnisse in Kleingruppen zu erarbeiten und sich dann gegenseitig vorzustellen.

Wir empfehlen auch, ein “Beta-Mindset” anzuwenden, also wenn der Canvas fertig ist, nach einigen Wochen wieder zu schauen (z.B. in einer Retro) wie die Zusammenarbeit funktioniert, ob einige Regeln überflüssig geworden sind oder ob es neue Vereinbarungen oder Formate braucht. 

Dabei begleiten wir Dich und Dein Team natürlich gerne Schritt für Schritt durch Moderation und Team Coaching. Schreibe uns einfach eine unverbindliche Mail an hallo@hppyppl.de und wir finden die perfekte Lösung für Dich.

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