Corona – zurück im Büroalltag

Oder wie die Rückkehr in die neue Normalität aussehen kann.

Nach wochenlangem Lockdown und größtenteils flächendeckendem Homeoffice, mehrt sich die Frage nach der Rückkehr zur Normalität. Wie kann eine Welt nach einer so extremen Krisenzeit aussehen? Wie soll der Plan aussehen, um zur Normalität zurückzukehren? Fragen, mit denen sich alle Unternehmen derzeit beschäftigen (sollten). Genau darauf möchten wir heute etwas genauer eingehen.

Die Coronakrise folgt genauso wie jede andere Veränderung der Changekurve. Von der Verleumdung, über den Zorn, das Tal der Tränen bis zur Akzeptanz und Integration. Sind wir mal ehrlich: Anfangs dachten wir doch alle, Corona wird an uns vorbei gehen, denn das Virus war im weit entfernten China ausgebrochen. Und diejenigen, die zum Zeitpunkt der Bekanntgabe, überzeugt waren, dass das Virus uns in Europa auch erreichen würden, haben sicherlich mit mehr Zeit gerechnet, bis es hier „landet“. Schnell mussten wir einsehen, dass auch wir hier in Deutschland nicht immun gegen das Virus sind und Social Distancing wurde für jeden von uns die neue Realität. Damals noch in der Hoffnung, dass in zwei Wochen alles vorbei ist und wir so schnell wie möglich „back to normality“ können. Jetzt zeichnet sich am Horizont die nackte Wahrheit ab: es wird wohl nie wieder die alte Normalität geben, die wir bisher kannten. Diejenigen, die dies schnell eingesehen haben, haben einen immensen Vorsprung vor denen, die aktuell noch in der Zorn-Phase verharren und sich lieber den Verschwörungstheorien hergeben.

#1 Veränderungsmanagement – welche Phasen der Veränderung wir durchlaufen

Die traditionelle Changekurve erfreut sich großer Bekanntheit und stellt unsere emotionale Welt und unsere Gedanken dar, wie wir Veränderungen empfinden und verstehen. Darübergelegt unser Verhalten, welches sich in 4 Phasen abbilden lässt.

Akzeptanz, Reaktion, Resonanz und Rückkehr sind die unterschiedlichen Verhalten, die wir zeigen, wenn es in den Krisenmodus geht. Wie die Grafik zeigt, war jede bisherige Phase in der Covid-19 Krise mit vielen Veränderungen und innovativen Lösungen verbunden.

In der Akzeptanzphase, haben wir uns nicht mit der Realität auseinandersetzen wollen. Die psychologische Distanz zum Risiko der Erkrankung war noch viel zu groß, und damit auch mit wenig Auseinandersetzung verbunden. Die Akzeptanzphase ist daher auch die längste. Wenn die Akzeptanz erstmal vorhanden ist, durchlaufen wir die nächsten Phasen schneller.

Zwangsweise mussten wir uns allerdings dann doch mit der Realität auseinandersetzen, denn in der Reaktionsphase wurde klar: das Virus ist in Deutschland angekommen. In der Reaktionsphase richteten schnelle Organisationen bereits interdisziplinäre SWAT-Teams ein, begannen mit der Durchführung täglicher Krisensitzungen, und die Funktionen von HR, IT, Einrichtungen und Finanzen wurden miteinander verbunden. Die Unternehmen stellten Mitarbeiter von infizierten Standorten ab, schlossen Einzelhandels- und andere Filialstandorte und begannen, Mitarbeiter nach Hause zu schicken. Erste Untersuchungen (u.a. Covid19, Pulse of HR) zeigen, dass Remote Work für die meisten Unternehmen eine massive Anstrengung und dann ein großer Erfolg war und auch das Thema Vertrauen, Transparenz und Unterstützung durch Führungskräfte auf ein beeindruckendes neues Niveau gehoben wurde.

Auf die Reaktionsphase folgte die Resonanzphase. In dieser begannen die Unternehmen, ihre Geschäftspraktiken an die neue Realität anzupassen, Mittel für Heimbüro und Familienbetreuung freizumachen, enorme Mengen an Online-Tools zur Verfügung zu stellen, Urlaubs- und Leistungs-Richtlinien anzupassen und eine massive Ausweitung der Kommunikations- und Wohlfühlprogramme anzubieten. Genau diese Phase hat uns gelehrt, wozu Organisationen in Krisenzeiten fähig sind, wie schmerzhaft doch eine gezwungene Digitalisierung sein kann und wie nachlässig wir doch in den letzten Jahren das Thema Home-Office, digitale Arbeitsmodelle & Steuerung von Remoteteams behandelt haben.

In der Rückkehrphase, die nun bevorsteht, müssen sich die Unternehmen mit der Tatsache auseinandersetzen, dass diese Phase auch eine Zeit für eine ernsthafte Umgestaltung des Arbeitsalltags sein muss. Es wird auch weniger Rückkehr sein, sondern mehr wie eine Reise in ein neues Land.

Ob es uns gefällt oder nicht, die Dinge haben sich nicht nur geändert, nein sie werden sich auch weiterhin ändern. Nun ist der stetige Wandel maximal spürbar und damit auch in jedem noch so kleinen Unternehmen angekommen. Selbst die #supportyourlocal – Einzelhändler & Gastronomen müssen jetzt verstanden haben, dass die Digitalisierung ihr Gutes hat und nicht mehr wegzudenken ist.

Die Restaurants liefern nach Hause, Unterhaltungs- und Freizeitunternehmen bieten digitale Angebote an, Banken bieten Beratungsdienste online an und Hersteller gestalten ihre Anlagen und Arbeitsplätze für eine neue Art von Sicherheit um. Unternehmen aller Branchen lernen nun, mehr oder weniger gezwungen, ihre Kunden auf eine neue Art und Weise für sich zu begeistern.

So gehört es zum „Zurückschicken von Menschen an den Arbeitsplatz“, zu entscheiden, „welche Arbeitsplätze wir jetzt brauchen“ und „wohin sie gehen?“

Zwei große Herausforderungen warten nun auf die Unternehmen nach dem Lockdown:

1. „Wie sieht unser zukünftiges Geschäftsmodell aus? „

Und daraus resultierend die Frage:

2. „Was werden unsere Mitarbeiter in Zukunft tun? „

Natürlich folgt die zweite Frage der ersten Frage. Für die meisten Unternehmen sollte sich die Antwort auf die erste Frage allerdings bereits ergeben haben.

#2 Post Corona Rückkehr ins Büro

Die Rückkehr-Situation erfordert nun den Blick auf die Mitarbeiter und die Aufgaben, die sie in Zukunft übernehmen werden. So kann es sein, dass Bankmitarbeiter zu Call-Center-Agenten, Versicherungsmakler zu Online-Versicherungsberatern und Einzelhändler plötzlich zu E-Commerce Experten mit Logistik Know-How werden müssen. Nun geht es also darum sich in der Organisation möglichst schnell, möglichst kompetent neue Skills anzueignen und diese zeitnah zum Einsatz zu bringen.

Die größte Herausforderung also, wartet erst noch auf deutsche Unternehmen, indem es darum geht, die neuen erforderlichen Fertigkeiten & Fähigkeiten bei der Belegschaft zu (be-)fördern.

#3 Officerückkehr Organisation

Folgende Fragen können Leitfragen sein, um einen unternehmenseigenen Post-Covid-19 Rückkehr-Plan zu erstellen, oder individuelle FAQ für Mitarbeiter zu erstellen:

1. Wie stellen wir sicher, dass die Arbeitnehmer, die zur Arbeit kommen, auch tatsächlich gesund sind?
2. Welches Schutzequipment ist vorhanden und wird vom Arbeitgeber gestellt?
3. Welche sanitären Maßnahmen wurden getroffen? Wie sieht die Reinigung der Räumlichkeiten aus?
4. Wie wollen wir sicherstellen, dass die physische Distanz untereinander eingehalten werden kann?
5. Wie stellen wir sicher, dass die Anzahl der Mitarbeiter im Büro begrenzt wird?
6. Gibt es schichten zu denen man sich melden kann?
7. Wie müssen eventuell die Büroräume umgestaltet werden? Welche Schreibtische müssen anders gestellt werden? Wo müssen Trennwände gestellt werden?
8. Was sind meine Rechte als Arbeitnehmer? Was sind zukünftig auch weiterhin meine Pflichten?
9. Wie ist das Verfahren zur Krankmeldung? Was geschieht nach Genesung?
   

Leitfragen können helfen den Rückkehrprozess zu strukturieren und Sicherheit zu geben, wo große Unsicherheit herrscht. Allerdings ersetzt der Rückkehrplan und die FAQs nicht das persönliche Gespräch. Die individuellen Ängste, Sorgen & Bedenken der einzelnen Mitarbeiter sollten von den Vorgesetzten aufgenommen und ernst genommen werden. Dabei gilt es Fingerspitzengefühl und Diplomatie an den Tag zu legen. Bei der Rückkehr in den neuen Arbeitsalltag kann es, je nach Schweregrad der Veränderung & Krise, sinnvoll sein, sich mit dem Team eine Auszeit zu nehmen & in einem Mini-Workshop in Form eines Retros oder De-Briefings die letzten Monate zu reflektieren & gemeinsam zu besprechen, was für die weitere Zusammenarbeit erfolgskritisch ist.

In unserem Workshop „Krisen Reflexion“ geht es genau darum, Teams nach der Krise gestärkt in die neue Teamarbeit zu begleiten, indem wir unaufgeregt besprechen, was gut und was nicht gut lief und welche Schlüsse wir für die zukünftige Zusammenarbeit daraus schließen.