Vor dem Gespräch
1. Transparenz
Dem/Der beteiligten Mitarbeitenden sollte transparent dargelegt werden, dass das BEM-Gespräch freiwillig ist und dass die erhobenen Daten in einer BEM-Datei gespeichert werden. Zudem sollte die positive Absicht des Gespräches deutlich werden, nämlich, die betroffenen Personen im Hinblick auf ihre Arbeitsunfähigkeit bzw. deren Überwindung zu unterstützen.
2. Das Gespräch findet nach dem Willen des Arbeitnehmers statt
Zwar sind Arbeitgebende dazu verpflichtet, ein BEM-Gespräch anzuregen, aber das bedeutet nicht, dass dieses auch zwangsläufig durchgeführt wird. Ob die Besprechung stattfindet, hängt von der Zustimmung des Arbeitnehmenden ab. Und auch während dem Gespräch kann der/die Angestellte eine Weiterführung der Besprechung ablehnen. Wichtig ist es, die Zustimmung oder Verweigerung schriftlich festzuhalten.
Während des Gesprächs
1. Alle relevanten Informationen für das Gespräch sammeln
Vorbereitung ist das A und O des BEM-Gesprächs. Folgende Fragen sollten vorher unbedingt geklärt werden:
- Ist der/die Mitarbeitende im vergangenen Jahr erstmals sechs Wochen oder länger erkrankt?
- Liegt eine werks- oder betriebsärztliche Stellungnahme vor?
- Gibt es Hinweise darauf, dass die Erkrankung in Zusammenhang mit der Tätigkeit des/der Arbeitnehmenden oder dem Arbeitsplatz steht?
- Ist mit einer Wiederherstellung der Gesundheit zu rechnen, sodass die Tätigkeit wieder ausgeführt werden kann
2. Vertrauen schaffen
Betroffene Mitarbeitende haben meist Angst vor dem Gespräch und davor, ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Man sollte ihnen nicht nur eingangs, sondern fortwährend verdeutlichen, dass es sich nicht nur um eine gesetzliche Vorgabe handelt, sondern auch um eine Unterstützungsmaßnahme zu ihrer Genesung. Dabei kann es hilfreich sein, Vorgesetzte aus dem ersten Gespräch herauszuhalten, um das Vertrauen zu fördern. Viele Mitarbeitende haben Schwierigkeiten, vor ihren Vorgesetzten mit offenen Karten zu spielen und sich zu öffnen. Damit steigt die Chance, die tatsächliche Ursache für die Arbeitsunfähigkeit herauszufinden.
3. Ziele festlegen
Ziel des Gesprächs ist es, herauszufinden, weshalb es zu einer langen Arbeitsunfähigkeit gekommen ist. Die zentrale Frage ist, ob die Dienstunfähigkeit im Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz steht, also der Arbeitstätigkeiten oder der Arbeitsumgebung.
Idealerweise sollte die Arbeitsunfähigkeit überwunden und ein erneuter Ausfall vorgebeugt werden, damit der Arbeitsplatz der Betroffenen so lange wie möglich erhalten bleibt.
4. Maßnahmen festlegen
Die Kernfrage hierbei ist: “Gibt es Möglichkeiten, die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden und weiteren Dienstausfällen vorzubeugen?”.
Mögliche Maßnahmen wären beispielsweise die Beantragung einer Kur, die Veränderung des Arbeitsplatzes, ein verpflichtendes Gespräch mit einem/einer Reha-Berater:in oder auch ein Wechsel der Arbeitsumgebung, wie beispielsweise ein neuer Schreibtisch oder ein neues Büro.
5. Abschlusserklärung
Das BEM-Gespräch wird mit einer gemeinsam unterzeichneten Abschluss-Erklärung beendet. Darin wird festgehalten, ob und welche Maßnahmen ergriffen werden sollen.
Best Case des BEM-Gesprächs ist es, dass die Krankheitszeiten der betroffenen Person reduziert werden können. Den Best-Case solltest du allerdings nicht von heute auf morgen erwarten. Essentiell sind eine fortwährende Betreuung mit weiterführenden Gesprächen, eine regelmäßige Evaluation der eingesetzten Maßnahmen sowie eine davon abhängige Anpassung der Maßnahmen und Ziele.
