Wie kann ich mein Team gut organisieren? Was macht gutes Teamwork aus? Welche Tools kann ich nutzen? Fragen über Fragen, die Du Dir als Teamlead sicher schon einmal gestellt hast. Wir haben Dir 4 Hacks und Tools zusammengestellt, um Euer Teamwork sofort zu verbessern!
#1 Wer und Was? – Rollen und Verantwortlichkeiten klären
Ein Team ohne klare Rollenverteilung steckt viel Zeit in Diskussionen über Zuständigkeiten. Damit Dein Team effizient arbeiten kann, ist es daher wichtig, dass Deine Teammitglieder ihre eigenen Aufgaben und Beiträge kennen – aber auch die des restlichen Teams. Wichtige Faktoren bei der Rollenverteilung sind dabei die Skills und persönlichen Interessen der Einzelnen. „Welche Anforderungen stellt eine Rolle und welches Teammitglied kann sie erfüllen?“ lautet die Frage, die Du dir als Teamlead stellen und im Team besprechen solltest. Bei der Rollenverteilung hilft Dir z. B. die RACI-Matrix. RACI steht für:
- Responsible – eine Person, die die Durchführungsverantwortung für eine Aufgabe hat. Sie initiiert die Durchführung und delegiert sie an andere oder führt diese selbst oder in Zusammenarbeit mit anderen durch.
- Accountable – eine Person, typischerweise Du als Teamlead, die die Gesamt- und Entscheidungsverantwortung für eine Aufgabe (rechtlich und kaufmännisch) trägt.
- Consulted – Personen, z. B. Fachexperten, die weder Durchführungs- noch Entscheidungsverantwortung für eine Aufgabe tragen, aber zur Beratung konsultiert werden.
- Informed – Personen, die über den Verlauf, die Entscheidungen und die Ergebnisse der Aufgabe informiert werden wollen oder müssen.
Schauen wir uns einmal an, wie die RACI-Matrix in der magischen Welt von Harry Potter zum Einsatz kommen könnte:
#2 Projektorganisation und Kommunikation
Projektorganisation und Kommunikation gehen Hand in Hand. Projekte übersichtlich und transparent zu organisieren, dabei hilft uns z. B. awork. Hier können wir verschiedene Projekte und dazugehörige Aufgaben anlegen, ihnen Bearbeiter zuweisen und die dafür anfallenden Zeiten genau tracken – das ist besonders für die Abrechnung von Kundenaufträgen praktisch. Darüber hinaus bietet awork eine Reihe weiterer Features, es eignet sich auch super für die Arbeit mit Objectives and Key Results. Uns überzeugt awork durch seine Übersichtlichkeit, Flexibilität und intuitive UI! Neben awork gibt es natürlich noch viele weitere Projektmanagement-Tools, die mit ganz unterschiedlichen Methoden arbeiten, darunter asana, Basecamp, monday, Trello u. v. m.
Bei der Kommunikation ist Regelmäßigkeit das Stichwort! Du als Teamlead solltest Zeit für einen regelmäßigen informellen Austausch schaffen. Wir bei hppyppl treffen uns jeden Morgen zum Daily Huddle bei dem jede:r hppyppl drei Fragen in drei Minuten beantwortet:
- Was habe ich seit dem letzten Daily Huddle gemacht?
- Welche Aufgaben stehen heute an?
- Wobei brauche ich Hilfe von meinem Team?
Der Daily Huddle spart viele E-Mails und Telefonate, somit viel Zeit und beschleunigt den Arbeitsprozess, da schon zu Beginn des Arbeitstages alle Fragen geklärt werden können. Zusätzlich findet jeden Monat unsere Team-Retro statt. Hierfür überlegt sich jede:r hppyppl im Vorfeld, was besonders gut lief und wo es Probleme gibt. Auch neue Ideen finden hier Platz. Wie oft Ihr Meetings durchführen wollt, liegt bei Euch. Wichtig ist es dranzubleiben und eine konsistente Meeting-Struktur aufzubauen. Bedenkt dabei: Aller Anfang ist schwer und Übung macht den Meister! Es gibt auch einige Tools, die Euch die Kommunikation außerhalb von Meetings erheblich vereinfachen können. Projektorganisations-Tools, wie z. B. awork, erlauben es Euch innerhalb der Projekte zu kommunizieren – und zwar ganz einfach über Kommentare. Hier könnt Ihr euch gegenseitig taggen, auf den neuesten Stand bringen und z. B. die Projektbeschreibung um neue Informationen ergänzen. Daneben gibt es aber auch für die Kommunikation in Unternehmen dedizierte Tools, wie bspw. Slack. Slack ist eine webbasierte Messaging-App, die asynchrones Arbeiten unterstützt. Ihr könnt hier verschiedene Channels erstellen und Euch innerhalb derer als Team austauschen und gegenseitig unterstützen.
#3 Spannungen im Team
Wichtig ist natürlich nicht nur, dass Ihr kommuniziert. Auch die Art und Weise sowie der Umgang mit Konflikten bzw. Spannungen hat Einfluss auf Euer Teamwork. Empfehlenswert ist die Nutzung eines Spannungsspeichers. Der Spannungsspeicher kann eine Liste, Tabelle o. Ä. sein, in der jedes Teammitglied Spannungen festhalten darf und sollte. Eine Spannung kann ein Problem, ein Wunsch, eine Idee u. v. m. auf der fachlichen Ebene sein. Der Spannungsspeicher sollte regelmäßig „geleert“ werden, d. h. etwa am Ende eines Meetings oder in einem extra dafür angesetzten Meeting. Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass Spannungen von der Person, die sie wahrnimmt, direkt festgehalten werden und diese sich so wieder auf das Kernthema des Meetings konzentrieren kann, in dem Wissen, dass die Spannungen zu einem späteren Zeitpunkt besprochen werden.
