Ein Trennungsgespräch zu führen – ein Arbeitsverhältnis zu kündigen – das ist nie einfach. Auf beiden Seiten bringen solche Situationen viel Unsicherheit mit sich: Bei Mitarbeitenden entstehen unter Umständen Existenzängste, sie sind frustriert und ärgerlich. Aber auch bei dir im Unternehmen bedeutet eine Trennung von einem Mitarbeitenden Unsicherheit. Wird ein Trennungsgespräch nicht ordnungsgemäß durchgeführt, kann ein Gerichtsverfahren auf dich zukommen. Außerdem kann es zu negativen Bewertungen auf Bewertungsplattformen kommen.
Wir geben dir unsere Top 5 Tipps an die Hand, wie du ein gutes Trennungsgespräch führen kannst und geben dir gleich zwei wertvolle Checklisten zum Download mit!
- Planung ist das A und O
Vor dem Trennungsgespräch müssen die rechtlichen Belange geklärt sein. Wie beispielsweise, ob ich meinen Arbeitnehmer/meine Arbeitnehmerin verhaltensbedingt entlassen darf oder nicht. Weiterhin solltest du dir darüber Gedanken machen, wer alles am Trennungsgespräch teilnimmt. Es sollten mindestens zwei, aber nicht mehr als vier Personen an dem Gespräch teilnehmen. Idealerweise wird von einem Beteiligten/einer Beteiligten das Gespräch geführt (z.B. von der zuständigen Führungskraft) und die andere Person (bestenfalls jemand aus dem HR Bereich) dokumentiert das Gespräch und fungiert als “Zeuge”. Überlege dir außerdem, was dein bestmögliches Ziel ist, das du im Trennungsgespräch erreichen möchtest und überlege dir auch, was ein Plan B sein könnte, falls es nicht ideal läuft. Lege den Leitfaden des Gesprächs danach aus. Zuletzt solltest du darauf achten, genug Zeit für das Trennungsgespräch einzuplanen. Wir empfehlen eine Dauer von einer Stunde.
- Kündigung sollte nicht überraschend sein
Wenn du mit einer Person ein Gespräch vereinbarst und die Kündigung ausspricht, sollte diese für sie nicht überraschend sein. Vor der Kündigung musst du mit ihm/ihr mehrere Feedbackgespräche geführt haben, sodass er/sie bei einem erneuten Gespräch weiß, dass es sich vermutlich um eine Kündigung handeln wird. Bei betrieblichen Kündigungen, beispielsweise aufgrund einer Abteilungsschließung, sollte allen Arbeitnehmenden mitgeteilt werden, dass die Abteilung geschlossen wird und du in nächster Zeit auf alle zukommen wirst. Dadurch bereitest du die Mitarbeitenden auf eine mögliche Kündigung vor.
- Einen wertschätzenden Rahmen schaffen
Du solltest immer daran denken, dass eine Trennung von einem Mitarbeitenden für diesen ein einschneidender Moment ist. Erzeuge bei dem Gespräch Ruhe. Sorge für einen ungestörte, ablenkungsfreie und vertrauliche Gesprächsumgebung und bleibe im Gespräch immer sachlich. Fokussiere dich voll und ganz auf dein Gegenüber. Schalte dein Handy aus, um nicht durch eingehende Anrufe gestört zu werden und lass deine anderen Angestellten wissen, dass sie dich nicht stören sollen. Und auch bei der Verabschiedung solltest du eine wertschätzende Haltung haben.
- Keinen Spannungsbogen aufbauen
Du solltest direkt zu Beginn deinem/deiner Mitarbeitenden erläutern, worum es bei dem Gespräch geht. Beginne keinen Small-Talk und komme direkt auf den Punkt. Schildere die Situation kurz und vermeide dabei Vorwürfe. Zeige deinem Gegenüber Anerkennung und Wertschätzung für seine/ihre Arbeit und gib der Person die Möglichkeit, Fragen zu stellen, aber niemals das Gefühl, dass die Entscheidung zu diskutieren ist.
- Mache ein faires Angebot
Auch wenn du dich mit der Person, der du kündigst, nicht gut verstanden hast, solltest du ihm/ihr ein faires Angebot machen. Dazu zählt beispielsweise eine Freistellung, um genug Zeit zu haben, sich einen neuen Job zu suchen . Eine andere Möglichkeit wäre die Verlängerung der Kündigungsfrist oder du bietest an, bei der Suche nach einem neuen Arbeitgeber/einer neuen Arbeitgeberin zu unterstützen. Wichtig ist auch, dass du ein positives Zeugnis ankündigst. Je fairer die Art und Weise der Trennung empfunden wird, desto eher wird sich die betroffene Person auch auf bekannten Bewertungsplattformen wie kununu etc. neutral oder positiv äußern.
