Produktivität im Homeoffice – wie es gelingt sinnvoll remote zu arbeiten – Teil 2
Es gibt Menschen, die sind gut vorbereitete, vorausschauend planende und rechtzeitig fertige Todo-Abarbeitungsmaschinen. Für sie ist Homeoffice der ideale Arbeitsplatz, denn sie profitieren von der gewonnen Lebenszeit, der fokussierten Arbeitsweise und dem Flow, in den man sich vertiefen kann, wenn man konzentriert von zu Hause arbeitet.
Viel schwieriger wird es dagegen für Menschen, die immer auf den letzten Drücker sind, Deadlines überreizen und fast nur unter Druck arbeiten können. Sie brauchen den Kick, die wichtige Aufgabe um 23:58 nochmal kontrollzulesen bevor sie die Mail mit Deadline um 00:00 Uhr dann um 23:59 verschicken … dieses Bangen, dass der Emailserver nun auch schnell genug liefert – das kann nur jemand nachvollziehen, der von der Persönlichkeitsstruktur so geschnitzt ist, dass Planung nichts für sie oder ihn ist. Und genau für diese Persönlichkeiten ist Homeoffice leider Stress pur.
Auf den ersten Blick würde man meinen, dass Homeoffice das Arbeitsleben ein wenig entschleunigt. Man spart sich ja immerhin die Anfahrtszeiten zur Arbeit, gewinnt Lebenszeit, also kann man auch diese Zeit zum Entschleunigen nutzen. Nun ja, so ist es aber bei den wenigsten. Viel häufiger kommt es vor, dass der „Homie“ sich in den vielen Aufgaben, die das Homeoffice so bieten kann, verliert und am Ende des Tage gestresst sogar weniger schafft… und dabei noch ein schlechtes Gewissen entsteht. Was kann man also dagegen tun?
Protip 1: Don’t be busy – be productive
Um beim Arbeiten von zu Hause Erfolg zu haben, ist ein produktives Umfeld extrem wichtig. Der Start in den Homeoffice-Tag sollte für den „Homie“ möglichst zügig und ablenkungsfrei gestaltet sein. Warum? Weil der Start maßgeblich über den Erfolg der Produktivität entscheidet. Nimmt man sich dieses Credo zu Herzen, dann startet der ideale Homeoffice-Tag erstmal mit einem „Wachwerdritual“ mit anschließender Konzentration auf die ToDo-Liste. Denn die ToDo-Liste, sofern sie konsequent abgearbeitet und täglich gepflegt wird, ist der goldene Gral der produktiven Menschen.
Auf die Frage, wie eine ToDo-Liste geführt werden sollte, gibt es zahlreiche Antworten. Dem Ideenreichtum sind keine Grenzen gesetzt, wenn es um das Abarbeiten von Tätigkeiten geht. Ich nutze meist eine Mischung aus verschiedenen Anti-Prokrastinationsstrategien. Hier meine liebsten drei:
- Morgens mit der ToDo-Liste starten
- Als erstes die Dinge erledigen, die erledigt werden MÜSSEN
- Kleine Pakete schnüren, statt Großprojekte auf der ToDo-Liste
Im Grunde ist es ganz einfach. Im besten Fall hat man die ToDo-Liste am Vorabend für den Folgetag fertiggestellt, so dass man morgens direkt loslegen kann. Die ToDo-Liste sortiere ich gerne nach dem Eisenhower-Prinzip, also nach Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgaben (siehe Abbildung).
Die ToDos, die im Feld „sofort erledigen“ landen, die erledige ich umgehend (meistens), schaffe ich das nicht, kommen sie am nächsten Tag wieder auf die Liste usw. Sie werden also übertragen. Meistens landen die „terminierten“ ToDos auch erst auf meiner Akutliste, damit ich sie erledige.
Am liebsten mag ich die ToDos, die weder wichtig noch dringlich sind, denn die kann man in die Tonne treten, oder geistig verbrennen. Eine Sache weniger, an die man denken muss 😉
Die wichtigste Erkenntnis stammt aus der Zeit, zu der ich meine Diplomarbeit schrieb. Damals hatte ich den Eindruck, dass mich der Aufgabenberg erdrücken würde und ich nicht wusste, wo ich anfangen sollte. Der wirklich hilfreichste Tipp meines Betreuers war: ,,Mach dir kleine Pakete (Aufgaben, die du in 20-25 Minuten abarbeiten kannst). Wenn du zwei Pakete erledigt hast, machst du eine Pause.“ Der Beste Tipp aller Zeiten! Seit dem führe ich immer meine Liste so, dass ich etwas durchstreichen oder abhaken kann, wenn die 25 Minuten verstrichen sind. Und oh Wunder – das klappt wunderbar. Dieses gute Gefühl, etwas auf der Liste durchstreichen zu können, ist gleichzeitig Belohnung und Motivator weiter zu machen :).
Protip 2: Team up, speak up & listen
Wenn ich nicht alleine im Homeoffice arbeite, sondern in ein Team als Kollege eingebettet bin oder ein Team als Führungskraft steuern muss, dass remote zusammenarbeitet, dann gibt es einige Dinge, die die Zusammenarbeit erleichtern können. Teamarbeit ist schon nicht ganz banal, wenn alle in einem Raum sitzen und dabei die gleiche Sprache sprechen. Noch schwieriger wird es wenn die Teammitglieder unterschiedliche Sprachen sprechen oder eben auf Distanz zusammenarbeiten müssen. Das ist also ein weiterer Risikofaktor für Homeoffice, aber kein Knock-out Kriterium. Der hohe Digitalisierungsgrad unserer Gesellschaft ermöglicht wiederum einen hohen Digitalisierungsgrad in der Arbeitsorganisation. Remoteteams sind sicherlich von neuen Herausforderungen gefordert, aber nichts davon ist unmöglich. Passt man die Arbeitweise an und achtet auf ausreichend Kommunikation, ist auch ein komplett remote arbeitendes Team effektiv und effizient – in manchen Cases sogar effizienter und effektiver als zusammensitzende Teams.
Es gilt allerdings auch hier ein paar Regeln zu beachten, um sicherzustellen, dass eine Zusammenarbeit auch digital funktionieren kann:
Arbeitsorganisation
Arbeit auf Zuruf wird in so einem Fall schier unmöglich. Daher sollte die Arbeit in remote arbeitenden Teams klar strukturiert sein. Obwohl wir uns regelmäßig austauschen, nutzen wir für unser Projektmanagement zum Beispiel Awork ( https://www.awork.io/ ), damit können wir unsere Kundenprojekte monitoren, Aufgaben zuweisen & gleichzeitig unsere Zeiten tracken. Für uns optimal. Aber derzeit gibt es dafür zahlreiche Tools – eine Übersicht gibt es hier: https://trusted.de/projektmanagement-software .
Vertrauen schaffen durch gemeinsame Zeit
Teams funktionieren erst richtig gut, wenn gegenseitiges Vertrauen vorhanden ist. Dieses kann durch räumliche Nähe und erfahrene Gemeinsamkeiten wiederum wachsen. Beides schwieriger in remote Teams umzusetzen, aber auch noch lange nicht unmöglich, z.B wenn man als Unternehmen Teams die Möglichkeit gibt auch in der realen Welt regelmäßig zusammenkommen. Teamevents, Jahres-Kickoff Veranstaltungen und und gemeinsam Feiern können dabei hilfreich sein.
Excellente Einarbeitung
Zu häufiges Homeoffice oder gar 100% remote arbeiten macht es Mitarbeitern anfangs schwer sich in die Unternehmensstruktur einzufinden. Ihnen fehlt der kurze Smalltalk im Flur, zusätzliche Informationen, die beim Mittagessen oder auch Kaffee besprochen werden oder auch der Flurfunk. Deswegen ist es unabdingbar remote arbeitende Mitarbeiter anfangs vor Ort arbeiten zu lassen. Das Team persönlich kennenzulernen, gerade am Anfang, erleichtert den Einstieg und gibt die Möglichkeit Vertrauen aufzubauen. Auch ein Onboardingbuddy an der Seite, der ebenfalls remote arbeitet und die anfängliche Hindernisse kennt, kann hilfreich sein. Um den Kommunikationsaustausch zu ermöglichen eignen sich am besten regelmäßige Meetings, sowohl vor Ort als auch über das Telefon, Skype und Ähnlichem. Auch tägliche Status calls, Standups o.ä. helfen, um die Tätigkeiten im Team zu synchronisieren.
Eine „Homeoffice-Einarbeitung“ sollte aber nicht nur bei neuen Mitarbeitern erfolgen, sondern auch erfahrene Mitarbeiter, die zum ersten Mal im Unternehmen Homeoffice machen, sollten einen kurzen Leitfaden erhalten, was es zu beachten gibt.
Protip 3: Infrastructure is key
Die passende IT-Infrastruktur für Teams, die auch remote arbeiten, ist in diesem Fall essentiell. Von der Kommunikation, über Projektarbeit, bis hin zum Datenaustausch oder auch Zeiterfassung, gibt es zahlreiche Tools auf die remote arbeitende Teams zurückgreifen sollten. Eine kleine Auswahl an Collaborationtools haben wir hier zusammengestellt. Natürlich ist es aber auch abhängig vom Unternehmen, der Unternehmensgröße und der Art der Arbeit, auf welche Tools zurückgegriffen werden sollte.
Kommunikation: Slack, Mattermost, Google Hangouts, Zoom, Skype
Aufgaben- und Projektmanagement: Trello, Asana, Awork
Cloud-Speicher: Dropbox, Google Drive, OwnCloud
Time-Tracking: Harvest, Toggl, Awork
Kalender: Google Calendar, Doodle, Calendly
Grundsätzlich gilt, Teams können nicht zu viel kommunizieren. Kommunikation ist der Erfolgsfaktor in Organisationen, egal ob remote oder vor Ort. Und über das persönliche Gespräch face-to-face geht bis heute sowieso nichts!
Protip 4: Structure is key
Egal ob alleine im Homeoffice oder remote in ein Team eingebettet, der Homie sollte einen Arbeitsrhythmus entwickeln. Wenn man im Team arbeitet ist dies sicherlich eine größere Herausforderung als alleine. Aber auch dafür gibt es Lösungen. Regelmäßige Meetings, die zu festen vereinbarten Zeiten stattfinden und einer strikten Struktur folgen, erlauben es Teams sich weniger mit dem Setting und mehr mit den Inhalten auseinanderzusetzen.
„Persönliches Meeting > vor Videokonferenz > vor Telefonkonferenz > vor Mail/ Chat > vor kein Meeting.“
Jelena Klingenberg
