hppyppl insights – Produktivität im Arbeitsalltag dank awork



Wie wir unseren Alltag mit awork meistern und warum wir auf dieses Tool nicht mehr verzichten wollen.


Wenn es um Arbeitsorganisation in Teams geht, gibt es zahlreiche Tools, Techniken und Methoden, die man zur Optimierung nutzen kann. Und ja viele davon haben wir ausprobiert – und auch bei unseren Kunden eingeführt. 

Unsere Insights, Erkenntnisse und Best Practices wollen wir regelmäßig mit euch teilen. Wir stellen hier unsere Lieblingstools vor, teilen unsere Erkenntnisse zur Arbeitsorganisation & welche Vorteile, aber auch Nachteile verschiedene Methoden und Praktiken haben. 

Wir organisieren uns bei hppyppl, wie wir meinen, ziemlich effizient. Keiner von uns hat eine Vollzeitstelle, selbst die Geschäftsführung nicht. Somit müssen wir darauf achten, möglichst effizient und sorgfältig mit unseren Ressourcen und Zeiten umzugehen. 

Eine Methode, mit der wir sicherstellen, dass wir alle gesyncht sind, ist unser täglicher hppyppl – stand-up Call, der jeden Morgen um 10:15 stattfindet. Das Credo: “Wer da ist, ist da” – bedeutet, wer, an diesem Tag arbeitet, kommt in diesen Call. 

Jeden Morgen beantwortet dabei jeder von uns drei Fragen in drei Minuten:

  1. Was habe ich bisher getan? 
  2. Was habe ich heute noch vor?
  3. Was brauche ich von euch? 

Dieses Format hat sich für uns bewährt, weil wir schon von Anfang an full remote arbeiten und somit Visibilität und Transparenz darüber erhalten, wie der Workload der jeweils anderen im Team ist. 

Was uns darüber hinaus wichtig ist, ist zu erfahren, wie es den einzelnen Mitarbeitern geht im Team. Dafür machen wir seit kurzem Montags eine Check-in und Freitags ein Check-out Runde. Dafür nutzen wir eine simples aber sehr schönes Tool, welches sich https://tscheck.in/ nennt. Dort erhalten wir Inspiration für passende Ein- oder Ausstiegsfragen. Die uns motiviert in die Woche oder gut gelaunt ins Wochenende starten lassen.

Wenn es um Visibilität und Transparenz geht, gibt es ein Tool, dass uns im Arbeitsalltag enorm hilft. awork nutzen wir mittlerweile seit mehr als 12 Monaten, nachdem wir Anfangs viele kleine Insellösungen für unterschiedliche Tätigkeiten und Nöte genutzt hatten. So wie es wahrscheinlich alle Start-ups in der Anfangszeit machen. Arbeitsorganisation ist ein nötiges Übel, welches anfangs häufig unterschätzt wird. So werden dann schnell perfekte Lösungen für dieses eine Problem gesucht, und noch schneller endet das in einem Toolchaos und zahlreichen unübersichtlichen Logins. So erging es uns anfangs auch. Wir haben viele “Insellösungen” für unsere einzelnen Bereiche gefunden, waren damit aber leider nicht happy. Not happy, heißt bei hppyppl – wir müssen eine bessere Lösung finden.

Auf awork umzusteigen, war damals die beste Entscheidung, denn damit sparen wir seitdem  eine Menge Zeit, Stress und Geld. Wir organisieren mit awork nicht nur unsere tägliche Arbeit, sondern managen darüber auch unsere eigenen OKRs, unsere Kundenprojekte und unsere Arbeitszeiten. Für kleine Teams, wie uns, ist es ein absoluter Allrounder, für große Teams ein mächtiges Projektmanagement-Tool

Aber für uns ist awork viel mehr als nur ein Zeiterfassungstool. Wir nutzen das Programm als Allrounder für unser Team- und Projektmanagement. awork unterstützt uns zum Beispiel…
 

  • beim Sammeln von Ideen für Aufgaben oder Projekten in der Zukunft (im Backlog)
  • beim Aufsetzen und Planen von neuen Aufgaben
  • beim Zuweisen und Weitergeben von Aufgaben innerhalb des Teams
  • beim Einhalten von Deadlines
  • beim Strukturieren von Projektarbeit und Priorisieren einzelner Arbeitsschritte, aber auch beim Nachhalten unserer OKR. 

Hier z.B. Chiaras Dashboard





Die Objectives & Key Results sind für uns eine wichtige Methode, um die Unternehmensstrategie & -ziele greifbar und vor allem für jedem im Team sichtbar zu machen. Dafür haben wir uns ein eigenes Projekt angelegt, und awork erinnert jeden einzelnen von uns automatisch und wiederkehrend an unsere jeweiligen „To-Dos“, damit wir unsere Key Results und damit letztendlich auch Objectives als Unternehmen erreichen.



Wenn wir unsere Aufgaben managen und unsere Projekte bearbeiten nutzen wir vorrangig die tagging Funktion bei awork, so dass sich unser E-Mail-Verkehr massiv reduziert hat und der Workflow schneller geworden ist. Die meisten E-Mails schreiben wir mittlerweile direkt an awork – da das Tool smarterweise aus E-Mails direkt Aufgabe anlegen kann ;).

Als HR’ler sind wir natürlich interessiert daran, dass die Arbeitszeiten rechtlich konform dokumentiert werden. Das geschieht bei uns ganz unaufgeregt, indem jeder Mitarbeitende seine Zeiten per xls-Datei immer am letzten Arbeitstag des Monats runterlädt und in seiner/ ihrer jeweiligen digitalen Personalakte hinterlegt. So stellen wir die Dokumentations- und Fürsorgepflicht sicher, ohne unnötige Bürokratie zu betreiben. 



Diese Art der Kommunikation erfordert allerdings viel Vertrauen, psychologische Sicherheit und wertschätzenden Umgang im Team. Die Beziehungsebene ist hier, mehr als sonst gefordert, wenn Aufgaben einfach für Teamkollegen*innen eingestellt oder eingefordert werden. 

Wichtig ist dabei auch zu sagen, dass awork nicht die Kommunikation im Team ersetzen sollte. Fruchtbare Diskussionen, daily Standups aber auch gemeinsame Lunches sind weiterhin wichtige Momente, die es gilt, gerade in diesen remote Zeiten aufrecht zu erhalten. Und genau dafür räumt uns awork Zeit ein 😉 


Wenn ihr mehr erfahren wollt, wie wir unsere Arbeit organisieren, wer die Gesichter hinter hppyppl sind und was uns so im Arbeitsalltag umtreibt, dann schaut gerne auf unseren Social Media Kanälen vorbei, oder schreibt uns eine Mail an hallo@hppyppl.de und wir vereinbaren einen unverbindlichen Videocall.


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11 März 2021 Allgemein hppyppl